Cara bertelepon yang baik dapat memberikan gambaran yang
baik tentang perusahaan Anda. Jika Anda seorang marketing atau orang yang
bekerja di kantor properti ada baiknya ada perhatikan hal-hal berikut saat
melayani customer melalui telepon:
Angkat telepon sebelum dering ketiga.
Gunakan kalimat dan tata bahasa Indonesia yang baik dan
benar dengan nada,kata-kata, dan suara yang benar, yaitu : volume suara tidak
keras dan tidak pelan, nada suara tetap ramah,
tekanan suara pada kata-kata yang penting, pengucapan kata yang jelas,jaga
emosi saat pembicaraan berlangsung .
Gunakan kalimat baku ketika mengangkat telepon, misalnya:
 |
| Melayani Customer Melalui Telepon |
“Century 21 Gading. Selamat pagi/siang/sore/malam.Apa yang
dapat saya bantu? /Ada yang bisa saya bantu ?”
Ingat! Jangan lupa dengan kalimat pembuka “ Century 21 Gading“
dengan lafal yang benar.
Apabila belum dapat memenuhi kebutuhan customer jangan lupa
menanyakan nama, alamat, nomor telepon customer Catat dengan lengkap dan huruf
yang jelas (huruf cetak) semua data customer. Bacakan ulang untuk verifikasi,
kemudian ditutup dengan kalimat
“Baik Pak/Bu, kami akan menyampaikan hal tersebut agar
ia/beliau menghubungi Bapak/Ibu kembali. Terima kasih , Selamat
pagi/siang/sore/malam.”
Bila menerima pesan, lakukan hal yang sama dan jangan lupa
untuk menyampaikannya kepada yang bersangkutan.
“ Hallo” hanya dipergunakan bila percakapan anda terganggu.
Mengangkat telepon dengan tangan kiri.
Berbicara dengan mangkuk telepon sedekat dengan dua jari.
Gunakan “music Hold” bila customer harus menunggu dengan
mangkuk telungkup.
Tutup telepon setelah Customer menutup telepon.
Bila selesai atau menutup telepon jangan dibanting.